Voici plusieurs années que je forme des salariés en entreprise à l’usage des outils Cloud.
Je participe aussi à ne nombreuses réunions, en interne, ou à l’extérieur.
Quasi systématiquement, je me retrouve devant une assemblée de calepins, feuilles volantes, agendas papiers, blocs note…
Chacun prend ses notes dans son coin puis, après la réunion, part avec.
 
Je me suis livré à un petit jeu… Après plusieurs réunions, j’ai fait le tour des prises de notes des des participants.
  • A 80%, le contenu est le même, les points clés sont notés (c’est rassurant !)
  • Pour les 20% restant, il s’agit de points spécifiques, correspondant à un cas d’usage, une illustration, un exemple parlant, et qui aurait pu servir à tous
 
Cela fait depuis que le crayon a été inventé qu’on fait comme ça ! On peut tout de même faire mieux !

La prise de notes collaborative.

 
Je propose une solution simple, un document Google Drive, exemple “Compte rendu réunion commerciale”.
Chacun saisit ses notes sur un document unique, modifiable en temps réel.
La mise en forme , les corrections orthographiques se font en direct par l’assemblée entière.
On utilise les commentaires pour demander des éclaircissements aux autres et, en un rien de temps, on a un document unique, collaboratif, où chaque personne peut se référer.

 
Sous tout point de vue, le système est meilleur que le papier :
  • on ne perd plus de documents
  • un absent à la réunion ? Il peut reprendre les notes des autres et poser ses questions directement sur le document
  • si un participant écrit quelque chose d’erroné car il a mal compris, les autres peuvent tout de suite le remettre à niveau
  • si une date est décidée, on est sûr que tout le monde a la même
  • si bien plus tard, on cherche une information se trouvant dans le document, une simple recherche par mots clés permet de le retrouver , pas de fouilles archéologiques dans des papiers
  • et ça fonctionne à partir de n’importe quel ordinateur, d’un mobile, d’une tablette….
Reste une question, somme nous d’accord d’essayer de changer nos habitudes ? Ou au moins d’essayer ?
 
 
Suivez-nous et partagez :