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Les 6 règles qui font le succès des systèmes d’informations qui durent

Qui n’aimerait pas que tout s’adapte à sa manière de faire ?
Parce qu’après tout, c’est bien notre façon de faire qui est la meilleur !

 

Flash-Back

Au départ, l’informatique nous a servi à automatiser des tâches répétitives. L’outil informatique devait calquer le plus possible le fonctionnement traditionnel pour ne pas changer nos habitudes.

Un nombre incroyable de développements personnalisés a donc fleuri dans chaque entreprise, chaque collectivité, chaque branche…

Ces outils personnalisés devaient tout intégrer en un :

  • base de données clients
  • gestion de la relation clientèle
  • gestion de stock
  • gestion de la fabrication
  • devis
  • facturation
  • après-vente
  • etc…

Ces développements ont parfois bien fonctionné à leur lancement, mais après quelques temps… Ces outils ont ils résisté aux nouvelles normes, à la nouvelle manière de travailler, à la législation, à la mobilité…

 

Pourquoi les développements maison sont-ils (souvent) des échecs ?

Tout va de plus en plus vite, et il devient très compliqué, voire impossible d’adapter les outils “développés maison” pour que ceux-ci conservent leur performance.

Deux problèmes principaux empêchent les développements maison d’être performants dans le temps :

  • à vouloir tout intégrer en un seul outil, toucher une des briques et c’est l’effet domino  garanti.
  • les technologies bougent si vite que bien souvent, il est trop coûteux d’adapter et on fait le choix de ne rien toucher.

 

Pourquoi la standardisation personnalisée est l’avenir

Il n’est pas question de sacrifier tous les process de l’entreprise sur l’étal de la standardisation.

Cependant, si l’on veut pérenniser son système d’information, il faut se tourner vers la standardisation personnalisée.  
Il s’agit de chercher le meilleur système édité par une entreprise fiable qui va durer dans le temps.  Chercher le meilleur système “qui fait tout bien” se solde bien souvent à avoir un système ”qui fait tout mal”.  La polyvalence performante n’existe pas.

Cependant, si l’on découpe ses besoins, on se laisse l’opportunité de travailler avec les meilleures solutions dans chaque domaine.

Évidemment, de bons outils fonctionnant parfaitement chacun dans leur coin sans échanger les données avec les autres, c’est également l’échec assuré.

Si vous décidez de séparer la gestion de la relation clientèle de la facturation, il y a fort à parier que le commercial ne disposera pas de toutes les informations pour bien travailler. Vendre c’est bien, mais qu’en est-il si le client ne paye pas ?

Il est donc vital de choisir des outils communiquant entre eux et qui permettent, simplement, de partager des données avec d’autres outils.

 

Les 6 règles qui font le succès des systèmes d’informations qui durent :

 

Choisir le SAAS (Software as a Service)

C’est le choix qui dure dans le temps et qui vous affranchit de toutes les contraintes techniques. Pas de serveur à entretenir, pas d’antivirus…  vous sous-traitez toutes ces questions à votre éditeur de logiciel, vous payez chaque mois un abonnement et il s’occupe de faire en sorte que vous ayez accès à vos données depuis n’importe quel périphérique, à tout moment, en toute sécurité et en toute mobilité.

Cerise sur le baba au rhum, vous n’avez plus de mise à jour à effectuer. Le logiciel évolue ? Vous disposez immédiatement de la nouvelle version. Vous ne risquez plus d’avoir un logiciel obsolète.
En mode SaaS,  votre système évolue tout le temps, mais par petits pas, ce qui rend l’adaptation bien plus simple pour les utilisateurs et limite les besoins de formation et améliore l’efficience.

 

Bénéficier de l’expérience des autres

Prenons un logiciel de gestion de la relation clientèle, il y a fort à parier que d’autres entreprises ont trouvé des solutions efficaces auxquelles vous n’auriez pas pensé.  Lorsque vous avez une idée et que vous la remontez à votre éditeur de logiciel, il met à jour celui-ci et vous en faites profiter les autres. La réciproque est valable également.

C’est donc la force d’innovation de milliers de personnes qui est mise au service de votre entreprise pour la rendre meilleure. Lorsque vous réalisez un développement maison, au-delà de la complexité et du coup prohibitif d’adaptation de celui-ci, on se rend également compte que la créativité et l’innovation sont limitées lorsque le nombre d’utilisateurs est réduit.

Il faut parfois accepter d’adapter son mode de fonctionnement pour être plus efficace. Nous ne détenons pas toujours la vérité universelle.

Vouloir à tout prix que l’outil s’adapte à notre manière de fonctionner n’est pas toujours gage d’efficacité.  Former les collaborateurs à être meilleur en modifiant leur manière de travailler permet souvent une amélioration de l’efficacité individuelle et, par extension, globale de l’entreprise.

 

Choisissez la modularité

Choisir de morceler en prenant le meilleur de tous les outils, c’est se laisser l’opportunité de toucher à l’un d’eux, voire de le remplacer, sans mettre en péril tout le reste du système d’information.

Lorsque l’on travaille en mode “tout en un”, toucher à quelque chose représente un risque élevé de bugs impactant toute l’entreprise.

 

API, il faut que ça communique

L’or de l’entreprise, c’est la donnée, l’information qu’elle possède. Si celle-ci est cloisonnée, c’est comme si vous étiez riche et que vous ne pouviez pas toucher votre fortune car elle est disséminée aux quatres coins du monde.  Les API (système permettant la discussion entre programmes) permettent de décloisonner. Vous devez choisir des outils qui permettent d’envoyer simplement des données et de les récupérer de la même manière. C’est grâce à cela que chaque module indépendant va pouvoir communiquer et que, tout en conservant l’avantage de la modularité, vous pourrez réunir vos données pour les analyser et vous rendre plus performant.

 

Faites vous aider par L’IA

Le volume de données qui circule dans nos entreprises dépasse la capacité d’analyse d’un être humain sans assistance. De la même manière que les lumières ou les essuie-glaces de votre voiture démarrent tout seul pour vous permettre de vous concentrer mieux sur la route, l’intelligence artificielle vous aide à mieux traiter les données de l’entreprise.
Aimeriez-vous que votre logiciel de gestion de relation clientèle vous suggère tout seul de rappeler un prospect parce que cela fait longtemps que vous ne l’avez pas contacté et qu’il détecte un fort potentiel ?  
Et si votre logiciel de mail vous proposait de prêter à nouveau attention à un email auquel vous attendez une réponse sans l’avoir obtenue ?

Cela vous semble un peu “gadget”.
Posez-vous la question : Est-ce-qu’une entreprise qui dispose de cette technologie peut-être plus efficace que vous ?

Vous pensez ce type de technologie accessible uniquement aux grandes entreprises à des coûts exorbitants ? Vous avez tort !

 

Conserver les développements personnalisés pour la partie congrue

Vous avez peut-être des process métier, des machines spécifiques, des contraintes très exclusives. Dans ce cas il peut être nécessaire, s’il n’existe pas sur le marché de produit efficace, de réaliser un développement personnalisé sur cette étroite partie. Il sera cependant nécessaire de faire en sorte que ce développement communique avec les autres pour être performant. 

Choisir la modularité et les meilleures solutions standardisées ne signifie pas faire une croix sur la personnalisation.
A l’image des lunettes, des baskets ou des voitures, vous pouvez partir de solutions standards que vous pouvez modeler à votre image.
Il est évident que ceci représente une rupture pour beaucoup d’entreprises encore habituées à vouloir avoir une maîtrise (relative mais perçue ) de leur système d’information en conservant les serveurs à domicile, les développeurs en interne et les développements sur mesure.
Aujourd’hui, nous sommes dans l’ère de la rapidité,  de l’agilité et de la mobilité (en sécurité).
Les entreprises qui en sont incapables sont vouées à progresser moins vite que les autres.
Lorsque l’on fait un choix impliquant un changement dans l’entreprise, il n’est pas suffisant de chercher le meilleur système “à l’heure actuelle”. Il est vital de choisir un excellent système mais surtout qu’il continuera à évoluer.

Votre informatique actuelle est-elle un frein ou un accélérateur de vos projets ?  

“Celui qui ne progresse pas chaque jour, recule chaque jour.” (confucius)

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