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Article traduit sur la base de celui de Diane Chaleff paru en février 2019. Diane Chaleff travaille pour Google Cloud. Elle travaille avec les clients pour créer une culture de l’innovation dans leurs entreprises avec la technologie.

Article original en anglais : https://cloud.google.com/blog/topics/perspectives/4-side-effects-of-using-legacy-productivity-software
La traduction a été faite à partir de Google doc.

 

«Collaboration» est l’un des nombreux mots à la mode et qui prend diverses significations. Mais à mon avis, la collaboration a un sens spécifique au travail. Même si cela n’est pas facile à définir avec des mots, vous reconnaissez une «bonne» et une «mauvaise» collaboration lorsque vous la voyez. Par exemple, respecter un délai tout en  conservant du temps en rab (bien), ou à l’inverse, un projet de «trois mois» gonflant à 8 mois (mauvais).

À une époque où la collaboration est au point mort, nous recherchons généralement des excuses aux personnes ou aux processus («untel était indisponible» ou «nous n’avions pas les ressources nécessaires pour réussir»).
Mais qu’en est-il de la technologie?
De nos jours, la technologie est tellement au cœur de notre travail qu’elle devrait également être tenue pour responsable de la manière dont nous travaillons.

Voici quelques effets secondaires observés lorsque des entreprises utilisent des technologies qui ne sont pas conçues pour la collaboration dès le début.

1. Les gens ne contribuent pas.

Lorsque vous participez à une grande conférence téléphonique, ce n’est probablement pas le meilleur moment pour suggérer un changement mineur. Il en va de même pour le partage de documents par courrier électronique. Si quelqu’un partage une présentation et que vous remarquez une petite modification à effectuer, vous pourriez ne pas être à l’aise de répondre et de rattacher une nouvelle version à un groupe de personnes.

Donc que faites vous ? Vous gardez vos pensées pour vous. Trop facilement, l’attitude devient : «espérons que quelqu’un d’autre le verra lors de la prochaine série de modifications» ou «il y a beaucoup de personnes de haut rang sur ce fil. Je ne veux pas être le 100e courrier électronique auquel ils se réveillent.» C’est un risque pour les entreprises car les idées ne sont pas partagées et les problèmes ne sont pas résolus.

Les organisations ont besoin de leurs outils de collaboration pour imiter la manière dont les gens aiment travailler ensemble, ce qui nécessite des supports flexibles. Le courrier électronique n’est peut-être pas l’endroit idéal pour signaler une modification mineure, mais l’ajout d’un commentaire dans le document ou l’envoi d’un ping sur un fil de discussion peut s’avérer une solution. Il en va de même pour les conversations plus confidentielles : la meilleure solution consiste à se rencontrer en personne. G Suite offre aux utilisateurs la possibilité de faire des contributions là où cela a du sens.

 

2. Les choses se perdent dans la traduction.

Supposons que vous modifiez un document et que quelqu’un vous demande de remplacer «la troisième phrase du paragraphe sept». Après avoir fait défiler et compté, vous croisez les doigts et espérez que vous cherchez la bonne chose. De même, si je vous demandais de changer la partie bleue de l’image suivante en gris? Vous pourriez vous demander «quelle section bleue?». Ce type d’échange se produit tout le temps au travail.

L’interprétation de telles demandes nécessite beaucoup d’efforts cognitifs et peut entraîner une confusion inutile. Pour compliquer encore les choses, vous pouvez recevoir des instructions comme celles-ci par courrier électronique, ce qui signifie que vous devez basculer entre un courrier électronique et le document pour effectuer le changement. Maintenant, vous travaillez dans deux endroits différents pour effectuer une tâche.

Ce type de changement de contexte est perturbant. Il est tellement plus facile de communiquer directement – à une personne spécifique – sur le paragraphe ou l’image d’un document, comme vous pouvez le faire dans Google Doc, Sheets, Slides ou de nombreux autres types de fichiers.

 

3. Les documents obsolètes ne meurent pas.

Ensuite se présente la cas des versions “définitive 1” et “définitive 2”, toujours présentes toutes les deux. Combien de fois avez-vous édité un document pour découvrir que vous travailliez sur une version plus ancienne? Non seulement c’est une perte de temps évidente, mais le fait de partager des informations anciennes comme si elles étaient nouvelles laisse les autres deviner l’état du projet, ils peuvent se demander : « Pourquoi parlons-nous de quelque chose que l’équipe a déjà réglé ? » Ou « Cela signifie-t-il que le sujet est à nouveau discuté? ». Non seulement vous avez travaillé sur la mauvaise chose, mais vous devez maintenant consacrer plus d’efforts à la correction de parcours.

Les versions existent pour ne pas perdre d’idées. En tant qu’entreprise, vous souhaitez que chaque frappe soit enregistrée afin que la pensée qui sous-tend ces idées soit sauvegardée. En tant qu’utilisateur, vous devez simplement vous assurer que le fichier sur lequel vous travaillez est la copie la plus récente afin de pouvoir faire votre travail correctement. G Suite fait les deux.

4. Les gens attendent que leur travail soit «parfait» pour le partager.

L’un des plus gros pièges des logiciels de productivité traditionnels est de vous entraîner à penser que tout ce que vous créez doit être définitif. Il y a un faux sentiment de permanence lorsque vous envoyez un e-mail avec une pièce jointe, ce qui évite toute erreur ou modification. Au lieu de cela, pour éviter les critiques, les gens attendent de partager des informations tant qu’elles ne sont pas dans un état parfait, ce qui ralentit le travail.

La contribution la plus précieuse que vous puissiez recevoir sur un projet est le retour d’informations lié à l’idée de base – avant même de commencer l’exécution ou la mise en forme. Si vous attendez de recevoir des commentaires sur une proposition alors qu’elle est presque finale, et que vous apprenez que la stratégie était mauvaise au départ, n’est ce pas là une perte de temps ?

Il y a un temps et un endroit pour présenter le travail lustré et reluisant. Assurez-vous que votre technologie de productivité encourage la collaboration à un stade précoce, de manière à engager vos collègues dès le départ et à donner à vos idées la chance de briller.

En matière de collaboration, la technologie peut encourager de manière subtile un comportement positif – ou moins positif. Une bonne technologie de productivité nous encourage à aborder le travail comme s’il appartenait au groupe et non à l’individu. Cela nous motive à partager notre travail tôt et souvent (même si ce n’est pas parfait), afin que nous puissions obtenir l’aide de nos pairs. De plus, il offre la flexibilité et l’intelligence machine intégrée, ce qui nous permet de travailler de la manière que nous préférons et d’éviter les tâches insensées lorsque cela fait sens.

Une bonne technologie favorise la culture de collaboration que nous souhaitons voir sur notre lieu de travail. G Suite à été conçu dans cet esprit afin que les équipes puissent exploiter au mieux leurs idées et leur temps.

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